عندما بدأتُ إدارة المشاريع المرتبطة بالمحتوى على ووردبريس، واجهت الكثير من الفوضى: تشتّت في المهام، صعوبة في متابعة سير عمل الفريق، إهدار للوقت بين الجداول والرسائل المتفرقة، إضافة إلى تداخل المهام وصعوبة تنظيم المقالات وتوزيعها على المحررين.
لذلك بحثتُ عن حل يساعدني في إدارة الفريق بشكل أكثر فاعلية؛ بدءًا من تقسيم المقالات وترتيبها بصورة منظمة، مرورًا بمتابعة أداء الفريق وتوزيع المهام، وصولًا إلى رفع الإنتاجية وتحسين الكفاءة بدلًا من إضاعة الوقت في الترتيب اليدوي والفحص المستمر.
وبعد تجربة العديد من الحلول، توصلت إلى أداة "أنا" التي قدّمت لي تجربة مثالية ومتكاملة في تنظيم إدارة المشاريع وربط المهام مباشرة بالمحررين. وفي هذا المقال سأشارك معكم تجربتي الكاملة مع هذه الأداة، موضحًا الخطوات التي اتبعتها لإنشاء لوحة إدارة مشاريع أكثر تنظيمًا وفاعلية.
الخطوات العملية التي أعتمد عليها لإدارة المشاريع باستخدام أنا
أداة أنا هي برنامج مخصص لإدارة المشاريع من تطوير شركة حسوب، تتيح لك إدارة المهام بكفاءة ومتابعة الرسائل وتطورات العمل بطريقة منظمة. كما توفّر مجموعة من الأدوات المساعدة التي تعزز الإنتاجية، مثل: التقويم، نظام المحادثة الداخلية، قارئ أخبار RSS، بالإضافة إلى إمكانية إدارة صلاحيات فريق العمل بشكل مخصص بما يتوافق مع مهام كل عضو.
01- إنشاء حساب جديد على أداة أنا
أداة أنا مجانية بالكامل، ويمكنك إنشاء حساب جديد لموقعك بسهولة عبر التوجه إلى الصفحة الرئيسية للأداة ثم الضغط على زر "ابدأ الآن".
بعد ذلك، قم بإدخال بيانات حسابك (الاسم، البريد الإلكتروني، كلمة المرور)، ثم وافق على شروط الاستخدام بعد مراجعتها جيدًا، واضغط على زر "تسجيل" لإتمام عملية إنشاء الحساب.
02- إنشاء لوحة لإدارة المحتوى
المرحلة الثانية هي إنشاء لوحة إدارة المحتوى التي أتمكن من خلالها من تنظيم المقالات، إدارة فريق المحررين، تحديد مواعيد النشر، وغير ذلك.
توفر أداة أنا إمكانية إنشاء اللوحات من الصفر عبر السحب والإفلات مباشرة، لكنني فضّلت الاعتماد على النماذج الجاهزة، خاصة أنها مصممة لتقديم أفضل منظومة إدارة في مختلف التخصصات.
ووجدت أيضًا أن الأداة خصصت قسمًا كاملاً للكتابة والتدوين، لذلك انتقلت إلى تبويب "حالات الاستخدام" ثم اخترت قسم "الكتابة والتدوين" كما يظهر في الصورة التالية:
وجدت مجموعة لوحات جاهزة لإدارة المحتوى الكتابي، ويمكنك استعراضها عمليًا على حسابك بالضغط على زر "عرض لوحة المحتوى".
وجدت اللوحة تقُسم المحتوى إلى:
- قيد التنفيذ: مقالات بدأ المحررين في كتابتها.
- قيد المراجعة: مقالات بانتظار التدقيق والتحرير.
- جاهزة للنشر: مقالات تم الانتهاء من مراجعتها ومجدولة للنشر.
- تم النشر أو الجدولة: مقالات جاهزة ومنشورة في ووردبريس.
بالإضافة إلى قوائم أخرى مثل قائمة الأفكار المقترحة لتجميع أفكار المقالات. فإذا كانت اللوحة مناسبة، يمكنك نسخها مباشرة إلى حسابك عبر الضغط على الخيارات في الشريط العلوي، ثم اختيار "نسخ" كما هو موضح في الصورة التالية:
بعد ذلك، حدّد ما إذا كنت ترغب في نسخ اللوحة بالمحتوى أو بدون محتوى، ثم اضغط على "نسخ" ليتم استيراد اللوحة على حسابك بشكل جاهز.
03- تخصيص وتخطيط لوحة إدارة المشروع
بعد استيراد اللوحة على الحساب، رغبتُ في تخصيصها عبر إضافة بعض الأقسام مثل قسم المعلومات العامة الذي يضم قواعد النشر، بالإضافة إلى التقويم لتنظيم مواعيد النشر وغيرهم. لذلك توجهت إلى تبويب "التطبيقات" من القائمة الجانبية.
وجدت هناك قائمة واسعة من الأدوات التي تساعد على تعزيز وإثراء اللوحة مثل: الملاحظات، القوائم، قارئ الأخبار (RSS)، الجداول، المحادثة وغيرها العديد.
بدأت بتحديد العناصر الأساسية التي أحتاج إليها مثل قواعد النشر، والتقويم. ثم أضفتها إلى اللوحة الأساسية وخصّصت طريقة عرضها عبر السحب والإفلات بكل سهولة.
وبالمثل، أضفت عناصر أخرى مثل قارئ الأخبار RSS ليجلب أحدث الاخبار المتعلقة بالمحتوى الذي نكتبه عن في مدونتنا، من مصادر موثوقة ليتمكّن الفريق من متابعتها دوريًا، كما أضفت مجلد التخزين لحفظ ملفات المقالات مثل الصورة البارزة والمحتوى وما إلى ذلك.
04- بناء الفريق على أداة أنا
الآن أصبحت لوحة التحكم جاهزة، وكانت الخطوة التالية هي إضافة الفريق على اللوحة حتى أتمكّن من توزيع المهام عليهم، لذلك توجهت إلى تبويب "الفريق" من القائمة الجانبية.
بعدها ضغطت على زر "إضافة عضو" لإضافة عضو جديد كما هو موضح في الصورة التالية:
ثم كتبت البريد الإلكتروني الخاص بالعضو، وحددت صلاحياته سواءً كان مدير، أو مستخدم (كاتب)، أو ضيف. وأخيرًا، ضغطت على زر "أضف" ليتم إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني إلى العضو، تحتوي على رابط الانضمام إلى لوحة التحكم.
بالمثل، قمتُ بإضافة كافة أعضاء الفريق إلى المنصة (المحررين – المشرفين – الكتّاب – المصممين)، مع تحديد الصلاحيات المناسبة لكل عضو وفقًا لدوره، وبهذا أصبحت قادرًا على إدارة الفريق وتوزيع المهام بينهم بشكل منظم ومرن من خلال لوحة تحكم واحدة.
05- استخدام نافذة المحادثة داخل اللوحة
في هذه المرحلة رغبتُ في بناء نظام دردشة داخلي بين أعضاء الفريق، بحيث يتم ربط المحادثات مباشرة بالمهام داخل المنصة وتفادي ضياعها في تطبيقات خارجية مثل واتساب أو البريد الإلكتروني.
لذلك انتقلتُ مجددًا إلى تبويب "التطبيقات" ووجدت أداة محادثة داخلية جاهزة ضمن خيارات أنا، قمتُ بسحب الأداة وإضافتها في الموضع المناسب على اللوحة.
الآن أصبح بإمكان جميع أعضاء الفريق التواصل بشكل مباشر داخل لوحة إدارة المشاريع نفسها، مما يسهل تنظيم الأعمال وتبادل الملاحظات بوضوح وبدون تشتت.
06- تجربة إدارة المشروع على لوحة التحكم
الآن أصبحت لوحة التحكم كاملة وجاهزة للاختبار، لذلك بدأت أولًا بإضافة قواعد النشر والكتابة داخل قسم الملاحظات العامة لضمان توحيد أسلوب الكتابة والحفاظ على جودة المحتوى المنشور على الموقع.
بعد ذلك أضفت المهام إلى قوائم لوحة التحكم، مع إمكانية تحريكها بسهولة بين القوائم وفقًا لحالتها عبر السحب والإفلات، كما هو موضح في الصورة التالية.
ومن داخل بطاقة المقال أضفت كافة التفاصيل المتعلقة به مثل:
- العنوان.
- الكلمة المفتاحية المستهدفة.
- الأهداف.
- الفئة المستهدفة.
- الملاحظات الخاصة.
وذلك حتى تكون جميع المعلومات واضحة تمامًا أمام الكاتب قبل البدء.
كما قمتُ بـتوكيل المهام إلى أعضاء الفريق عبر الضغط على زر الأعضاء ثم تحديد العضو المسؤول عن تنفيذ المقال.
ومن خلال تبويب المهلة، حددت مواعيد التسليم المطلوبة لكل مقال بدقة، بما يضمن سير العمل بانتظام.
وأخيرًا جهزتُ خطة النشر الشهرية في قسم التقويم، بحيث تكون جميع مواعيد النشر واضحة لكافة أعضاء الفريق، ما يساعد على تفادي أي ارتباك أو تأخير مستقبلي.
بهذا الشكل استطعت الانتقال من الفوضى والتشتت إلى إدارة منظمة وفعالة لكل تفاصيل عملي على محتوى ووردبريس، بدءًا من تنظيم المقالات وتوزيع المهام، وصولًا إلى متابعة الفريق والتواصل معهم داخل لوحة واحدة.
لذلك أداة أنا لم تكن مجرد وسيلة لإدارة المهام، بل منصة متكاملة ساعدتني على رفع الإنتاجية وتبسيط سير العمل اليومي بشكل مجاني تمامًا.
وفي الختام أنصح أصحاب المشاريع دائمًا بالاهتمام بجزئية تنظيم المهام ووضع آليات واضحة لمتابعتها، فوضوح الأدوار وتحديد المواعيد بدقة ينعكس مباشرة على كفاءة الفريق والإنتاجية، ويساعد على تقليل الفوضى وضمان استمرارية العمل بوتيرة منتظمة.
